A Apostila é um certificado de autenticidade emitido por países signatários da Convenção da Haia, que é aposto em um documento público para atestar sua origem (assinatura, cargo de agente público, selo ou carimbo de instituição). Esse documento público apostilado será apresentado em outro país, também signatário da Convenção da Haia, uma vez que a Apostila só é válida entre países signatários.
Somente podem ser apostilados documentos públicos ou aqueles de natureza particular que tenham sido previamente reconhecidos por notário ou autoridade pública competente, os quais têm fé pública.
O artigo 1º da Convenção estabelece serem documentos públicos: a) os documentos provenientes de uma autoridade ou de um agente público vinculados a qualquer jurisdição do Estado, inclusive os documentos provenientes do Ministério Público, de escrivão judiciário ou de oficial de justiça; b) os documentos administrativos; c) os atos notariais; d) as declarações oficiais apostas em documentos de natureza privada, tais como certidões que comprovem o registro de um documento ou a sua existência em determinada data, e reconhecimentos de assinatura.
Cada país pode definir quais documentos considera aptos ao apostilamento.
O ABC das Apostilas
Como garantir o reconhecimento de seus documentos públicos no exterior?
Os documentos públicos, tais como: certidão de nascimento, sentença judicial, patente ou o reconhecimento de firma, frequentemente precisam ser utilizados no exterior. No entanto, antes de que o documento público possa ser usado no país onde será apresentado (país de destino/destinatário), deve-se autenticá-lo no país de origem / emissor.
O método tradicional para autenticar documentos públicos no exterior é chamado de legalização e consiste em uma cadeia de autenticações individuais do documento. Esse processo envolve os funcionários do país onde o documento foi emitido (país de origem/emissor) e a embaixada ou o consulado do país onde o documento será apresentado (país de destino/destinatário).
Devido à burocracia, o processo de legalização é frequentemente lento, complicado e dispendioso.
Um grande número de países ao redor do mundo aderiu a um Tratado que simplifica, sobremaneira, a autenticação de documentos a serem usados no exterior.
Este tratado é conhecido como Convenção da Haia de 05 de outubro de 1961, para a Abolição da Exigência da Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros.
A Convenção, quando aplicável, simplifica o processo de autenticação a uma só formalidade: a emissão do certificado de autenticidade por autoridade designada pelo país em que se emitiu o documento (país de origem/emissor).
Esse certificado é chamado de Apostila.
A Convenção da Apostila provou ser muito útil e é aplicada milhões de vezes, a cada ano, em todo o mundo. A Convenção facilita a circulação de documentos públicos emitidos em um dos Estados Partícipes da convenção e que serão utilizados em outro País, também parte da Convenção.
Este folheto oferece informação básica acerca da Convenção da Apostila. Explica quando, onde e como se aplica. Quem emite, quais são seus efeitos e o que se deve ser feito antes de solicitar a Apostila.
Para mais informações, consulte o site da Conferência da Haia sobre Direito Internacional Privado (Conferência da Haia), a Organização que elaborou a Convenção da Apostila, (ver informações no final deste folheto) no site: https://www.hcch.net/pt/home Informações relevantes sobre a Convenção da Apostila encontram-se atualizadas na Seção Apostila do site da Conferência da Haia
Fonte: Folheto de informação básica acerca da Convenção da Apostila elaborado pelo CNJ e HccH.
Sobre a Conferência da Haia sobre Direito Internacional Privado
A Conferência da Haia sobre Direito Internacional Privado foi criada em 1893 e converteu-se em organização intergovernamental permanente em 1955.
Atualmente, a Conferência é a principal Organização Mundial para assuntos jurídicos transfronteiriços em matéria civil e comercial. Sua missão é trabalhar por um mundo em que indivíduos e empresas possam ter alto grau de segurança jurídica em situações transfronteiriças.
Em resposta às necessidades da comunidade internacional, a Conferência da Haia tem desenvolvido Convenções multilaterais (45 desde 1893) e oferece apoio em sua implementação e seu funcionamento prático. Essas Convenções da Haia referem-se a diversos temas, como Apostilas, processo no exterior, obtenção de provas em processo, ações, títulos e seguros, subtração de menores, adoção internacional, pensões alimentícias, etc.
Essas Convenções servem para criar pontes entre os diferentes sistemas jurídicos, respeitando sua diversidade. A Secretaria da Conferência da Haia é chamada de Secretariado Permanente.
Apostila da Haia na Prática
Professor da USP, Gustavo Monaco, fala sobre a prática da Apostila da Haia em Cartórios
Professor de Direito Internacional da Universidade de São Paulo (USP), Gustavo Ferraz de Campos Monaco esclarece dúvidas sobre a nova atividade atribuída aos cartórios
Desde de 15 de agosto os cartórios das capitais brasileiras estão realizando o apostilamento de documento para uso nos países signatários da Convenção da Haia. Para responder dúvidas relacionadas à prática diária do processo, a Associação dos Notários e Registradores do Estado de São Paulo (ANOREG/SP) convidou o professor associado do Departamento de Direito Internacional e Comparado da Faculdade de Direito da Universidade de São Paulo, Gustavo Ferraz de Campos Monaco, para falar sobre o tema.
Monaco também é livre-docente em Direito Internacional, doutor e bacharel em Direito, mestre em Ciências Político-Jurídicas pela Faculdade de Direito da Universidade de Coimbra e autor dos livros: Controle de constitucionalidade da lei estrangeira (Quartier Latin, 2013), Guarda internacional de crianças (Quartier Latin, 2012), A proteção da criança no cenário internacional (Del Rey, 2005), e Direitos da criança e adoção internacional (RT, 2002).
01) ANOREG/SP: Em que consiste o apostilamento de documentos?
Gustavo Monaco: A doutrina, especialmente de João Grandino Rodas, informa que a expressão “apostila”, da qual deriva apostilamento, foi escolhida a partir da expressão latina post illa verba auctoris, que significa “depois das palavras do autor” e que, semanticamente, pode significar um “breve acréscimo a documento com o intuito de esclarecê-lo ou certificá-lo”. E o apostilamento nada mais é do que isso: acrescentar aos documentos públicos um selo (chamado de apostila) para certificar seu reconhecimento por um dos Estados parte na Convenção sobre a eliminação da exigência de legalização de documentos públicos estrangeiros, firmada na cidade de Haia, em 5 de outubro 1961.
02) ANOREG/SP: Há distinção entre apostilar documentos públicos e documentos privados?
Gustavo Monaco: A Convenção de 1961 refere-se ao apostilamento de documentos públicos. Assim, em princípio, documentos privados não são passíveis de serem apostilados. No entanto, o art. 1º, nº 2, alínea d, da Convenção, menciona que também são considerados documentos públicos – e, portanto, passíveis de apostilamento, já que não se enquadram nas hipóteses de inaplicabilidade da Convenção (art. 1º, nº 3, alíneas a e b) – “as declarações oficiais apostas em documentos de natureza privada, tais como certidões que comprovem o registro de um documento ou a sua existência em determinada data, e reconhecimentos de assinatura”. Assim, por exemplo, um documento particular assinado e que tenha tido a firma de seu autor reconhecida pela serventia correspondente pode muito bem ser apostilado. Em 2009, a Conferência da Haia de Direito Internacional Privado deixou claro que a classificação de um documento como público ou privado para fins de enquadramento no art. 1º da Convenção compete ao Estado que o expedir, dessa forma, se o Brasil disser que o documento é público, ele é público e pode ser apostilado sem maiores constrangimentos.
3) ANOREG/SP: As autoridades diplomáticas brasileiras não podem mais legalizar?
Gustavo Monaco: Claro que não! A convenção se aplica mediante reciprocidade, ou seja, depende que o Estado que emitiu o documento também seja parte da convenção. Assim, como é óbvio, a proibição é de exigir a legalização diplomática ou consular se o documento foi emitido em um outro Estado parte e desde que esse Estado não tenha objetado a participação do Brasil, nos termos do art. 12, nº 1, c/c art. 15, alínea d. Aliás, essa a dicção do art. 5º da Resolução nº 228, do Conselho Nacional de Justiça. Tudo isso considerado, o único modo que passa a ser possível no que se refere à legalização de um documento proveniente de um estado parte não objetante é o apostilamento. Claro que se alguém possui um documento legalizado por um agente diplomático brasileiro, antes de 14 de agosto de 2016, esse documento não precisará ser apostilado. Nesse caso, a legalização consular permanece válida. Mas, é óbvio, ela é mais restrita que a legalização por meio de apostila. A primeira faz com que o documento seja válido apenas no Brasil (já que legalizado no consulado brasileiro no exterior), a segunda, em todos os Estados parte (já que legalizado pela autoridade competente do próprio Estado que emitiu o documento público). De outro lado, para que nossos documentos sejam válidos no exterior, o interessado poderá legalizá-lo numa repartição consular ou diplomática estrangeira – se o Estado estrangeiro não é parte da convenção – ou apostilado nos locais indicados pelo Estado brasileiro, por meio do CNJ.
04) ANOREG/SP: Qual a natureza jurídica do apostilamento?
Gustavo Monaco: O apostilamento tem natureza jurídica de um ato de reconhecimento, expedido no âmbito de um procedimento de cooperação com os Estados estrangeiros. “O efeito da apostila é certificar a autenticidade da assinatura e a capacidade da autoridade emitente do documento”, como afirma a professora Nadia de Araujo, da PUC-RJ.
05) ANOREG/SP: Por força do estabelecido no art. 3º da Convenção, em que consiste o ato de autenticidade da assinatura, a função ou cargo?
Gustavo Monaco: O apostilamento serve para que alguém, designado pelo Estado brasileiro, diga, em seu nome e no do próprio Estado, que aquele documento é autêntico, que a assinatura é da pessoa que o documento diz tê-lo assinado e que tal pessoa agia no exercício da função ou cargo que ela afirmou desempenhar. Nada mais. Como salienta James W. Adams Jr., em artigo que publicou no Houston Journal of International Law, “uma apostila não tem o condão de atestar que o conteúdo e a parte substancial do documento estão corretos”.
06) ANOREG-SP: Para verificação da autenticidade, todo documento deve contar previamente com a firma reconhecida do signatário?
Gustavo Monaco: A Convenção de 1961 prevê que podem ser apostilados inclusive documentos não assinados, mas desde que eles contenham um selo ou carimbo que identifiquem a autoridade. Por exemplo, no Japão, é comum as autoridades usarem um carimbo com um sinal personalizado, que a identifica e que é personalíssimo. Documentos japoneses podem ser e são apostilados por autoridades japonesas mesmo sem aquilo que a cultura ocidental identifica como a assinatura de cada um de nós. Assim, a Convenção não exige que a firma do signatário tenha sido reconhecida. Agora, do ponto de vista do Direito Internacional Privado, as formalidades para a confecção de um documento são regidas pela lei vigente no foro. Assim, são as regras de Direito Interno dos Estados que determinam as formalidades essenciais para que o documento seja válido e apto a produzir seus efeitos naquele território. No caso do Brasil, se as leis exigem procedimentos de legalização internos, estes continuam sendo exigíveis e, portanto, o ato subsequente, que é o de atestar sua conformidade com o ordenamento nacional, para que os Estados contratantes saibam que aquele documento é válido no território do estado que o emitiu, isto é, no território brasileiro, só podem ser lançados se o documento atende os requisitos do Direito Interno.
07) ANOREG/SP: A exigência do reconhecimento de firma no Brasil deve-se aos requisitos do Direito Interno?
Gustavo Monaco: Sim, aliás, a dicção do § 2º do art. 3º da Resolução nº 228, de 22 de junho de 2016 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), ao estabelecer que “conforme a natureza do documento, poderão ser exigidos procedimentos específicos prévios à aposição da apostila”. Assim, se o documento, para produzir efeitos internos no Brasil, precisa ter a firma reconhecida, seja por semelhança, seja por autenticidade, o mesmo só poderá ser apostilado depois de se ter providenciado o reconhecimento da firma na modalidade exigida pela lei. A forma, diz o Código Civil, é aquela prescrita ou não defesa em lei. Se não houver prescrição de reconhecimento ou se houver proibição de que aquela firma seja reconhecida, por hipótese, o documento poderá ou deverá ser apostilado sem o reconhecimento da firma. Mas se a forma prescrita for a de firma reconhecida ou se for defeso transferir a propriedade de um veículo automotor sem o reconhecimento da firma por autenticidade, por exemplo, será da essência do ato de apostilamento averiguar se as exigências da lei brasileira estão presentes no documento que a parte quer apostilar. Esse princípio consta, inclusive, do Relatório explicativo do professor Yves Loussouarn, que foi o relator da Convenção durante as discussões havidas na Haia, até 1961 e que culminaram com a assinatura da Convenção. O sistema estabelecido pela Convenção, diz o relator, é simples: uma verificação na origem, que permite que o documento transite entre os Estados parte com a convicção de que ele é conforme as exigências do ordenamento em que foi emitido! Digo que ele é conforme porque o documento não pode estar, mas ser formalmente de acordo com as exigências legais eventualmente existentes no foro e não serem desconformes com as proibições estabelecidas naquele mesmo ordenamento.
08) ANOREG/SP: Como deve ser feita a análise do documento a ser apostilado?
Gustavo Monaco: A análise é formal, não substancial. E é uma análise conforme a lei brasileira, vigente no foro (e ao tempo) em que o documento foi expedido. Essa questão do tempo é importante também. Se for trazido para ser apostilado um documento antigo, regido por outra lei quanto aos aspectos formais de sua lavratura, a mudança da lei não tem o condão de impedir o apostilamento. Se for trazido um testamento particular confeccionado antes da entrada em vigor do Código Civil de 2002, a averiguação formal vai se basear nas exigências que o Código de Clóvis Bevilacqua trazia para a elaboração e a validade formal dos testamentos privados. O documento é privado, mas nos termos do art. 1º, nº 2, alínea d, da Convenção, um sinal público como o reconhecimento da firma do testador e das testemunhas pode ser objeto de apostilamento. Voltando a questão anterior: nesse caso o que se apostila é o reconhecimento da firma lançada no documento de natureza privada, o que se enquadra na citada alínea d, que talvez convenha repetir: “as declarações oficiais apostas em documentos de natureza privada, tais como certidões que comprovem o registro de um documento ou a sua existência em determinada data, e reconhecimentos de assinatura”. Vale o mesmo se o testamento particular foi registrado no juízo brasileiro porque dispunha, também, sobre bens situados no Brasil.
09) ANOREG/SP: Há exigência de prévia verificação acerca da validade do documento?
Gustavo Monaco: Se a lei brasileira exigir que um documento particular, antes de ser legalizado internamente, tenha sua validade averiguada, isso será necessário. Mas quanto aos documentos públicos, basta atestar a autenticidade da assinatura e a capacidade da autoridade pública emitente do documento. Em qualquer caso, vamos deixar claro uma coisa, a eventual verificação de sua validade dirá respeito à validade formal, e não substancial. Ninguém vai averiguar se o conteúdo do testamento respeita a vontade legítima do testador. Se não respeitar, o testamento é parcial ou totalmente inválido do ponto de vista material, mas a quem compete essa análise? À autoridade competente para decidir a respeito da sucessão. E quanto ao bem situado no exterior, essa competência é do Judiciário estrangeiro, do local onde o bem está situado! Ninguém deve se imiscuir no conteúdo, na substância do documento com o intuito de apostilar.
10) ANOREG-SP: A cópia de um documento pode ser apostilada?
Gustavo Monaco: Talvez você pense: “se for uma cópia autenticada, sim”. Se você pensou isso, certamente o fez porque lembrou que a lei brasileira permite a autenticação de cópias feitas no próprio tabelionato, por exemplo, e que como estaria atendendo a lei brasileira, a cópia autenticada poderia e mesmo deveria ser apostilada. Essa questão não é prosaica e chegou a ser discutida no âmbito de uma Comissão especial que se reuniu em 2003 no âmbito da Conferência da Haia de Direito Internacional Privado, de outra que se reuniu no mesmo lugar em 2009 e voltou à discussão em outra Comissão Especial, essa de 2012. Não nos esqueçamos que nós estamos falando de normas negociadas pelos Estados e que constam de uma Convenção internacional que visa uniformizar procedimentos de emissão das apostilas, ao mesmo tempo em que pretende respeitar as normas internas dos diversos Estados parte, que já são mais de 110. Por isso, é preciso dar alguma interpretação uniforme à Convenção. O problema que se coloca aqui é um Estado contratante apostilar a cópia autenticada de um documento (que pode ser público ou privado na origem) e o Estado estrangeiro não aceitar que essa cópia apostilada do documento produza efeitos em seu território. As discussões das Comissões Especiais de 2003, 2009 e 2012 foram uníssonas: as cópias autenticadas de documentos públicos e de documentos privados podem ser apostiladas pelos Estados que reconheçam esse procedimento, mas os Estados que não o reconhecem podem, também, negar eficácia àquele documento apostilado no âmbito do seu território. Trata-se da incidência do princípio da ordem pública daquele Estado que não consegue conviver com a cópia de um documento. Isso pode causar certa estranheza à população, mas quem lida com o Direito sabe que isso é normal em matéria de direito internacional privado. Aliás, o art. 4º da Resolução nº 228, de 22 de junho de 2016 do CNJ invoca, sem o dizer, a ordem pública brasileira ao dispor que “não será aposta apostila em documento que evidentemente consubstancie ato jurídico contrário à legislação brasileira”. Aquela minha afirmação de que não se analisa o mérito do documento, assim, sofre a temperança da ordem pública.
11) ANOREG/SP: Nos documentos públicos, em que não há setor ou banco de dados para confirmação (ex. diplomas), como deve ser feito o apostilamento (exigência de prévio reconhecimento de firma)?
Gustavo Monaco: O apostilamento de diplomas também foi discutido na Comissão Especial de 2012. Os Estados Unidos sempre tiverem muito receio quanto a essa temática desde que, em 2002, diplomas da St. Regis University foram apostilados pelo Departamento de Estado, que não conseguiu detectar que se tratava de documentos falsos, de diplomas que não possuíam habilitação para produzir efeitos nos EUA e que, com o apostilamento, foram considerados conformes no exterior. É um risco e uma situação que ainda não logrou consenso no plano internacional para ser melhor regulado, mas temos que convir que é uma situação patológica do Direito e que o sistema como um todo é frágil nessa seara. O que não é admissível, no entanto, é negar apostilamento a diplomas por se recear que ele possa ser falso. Uma presunção como essa precisa ser provada. Na dúvida, convém averiguar de algum modo a autenticidade do documento, mas não se pode burocratizar injustificadamente a prestação desse serviço.
12) ANOREG-SP: Considerando que a conferência dos atos e da apostila por terceiros poderá ser feita mediante o acesso à plataforma eletrônica no Conselho Nacional de Justiça, qual sua opinião acerca da prestação dos serviços de apostilamento ser realizada por todas as especialidades extrajudiciais em todos municípios do território nacional (afinal, a gestão e a fiscalização destes serviços será de responsabilidade do CNJ)?
Gustavo Monaco: Do ponto de vista do Direito Internacional, a entidade responsável e que age em nome do Estado brasileiro é o Conselho Nacional de Justiça (CNJ). A responsabilidade por credenciar as naturezas extrajudiciais que terão competência para apostilar, inclusive com acesso ao sistema de numeração das apostilas brasileiras é, portanto, do CNJ. Cabe a esse importante Conselho zelar pela decisão de internalizar os procedimentos. Pelo que vi no site do CNJ já há comarcas no interior de São Paulo que se encontram devidamente credenciadas para apostilar. O importante é que a informação seja constantemente atualizada para que os cidadãos possam saber onde buscar o serviço e também que a República Federativa do Brasil, por meio do Ministério das Relações Exteriores, comunique o Ministério dos Negócios Estrangeiros dos Países Baixos, que funciona como depositário da Convenção de 1961, todas as alterações no rol das entidades a quem se atribui – e também de quem eventualmente se retire – a competência para apostilar. Do que se depreende da Resolução nº 228, de 22 de junho de 2016 do CNJ, há mecanismos muito eficientes de comunicação entre esse órgão e o Itamaraty.
13) ANOREG-SP: O apostilamento de documentos pode ser feito em documentos redigidos em língua estrangeira, elaborados em território nacional, sem a exigência de prévia tradução?
Gustavo Monaco: Também para esses casos vale a ideia de que se a lei brasileira admitir que o documento particular seja elaborado em língua estrangeira, ele pode, em princípio, ser apostilado mesmo antes de ser traduzido, desde que se enquadre nas hipóteses do art. 1º, nº 2, alínea d, da Convenção. Quanto aos documentos públicos, é preciso lembrar que a Constituição Federal estabelece que a língua portuguesa é a língua oficial da República Federativa do Brasil e que ela constitui-se como um dos símbolos nacionais. Aliás, a questão da tradução é secundária nesse caso. Não se pode revolver o mérito do documento. Portanto, não é preciso ter necessariamente acesso a seu conteúdo. E mais: se o documento for produzir seus efeitos na Hungria e estiver redigido em húngaro, qual a razão para se proceder a sua tradução para o português para fins de apostilamento e posterior retradução para o idioma húngaro para que ele possa produzir seus efeitos naquele território? Outro ponto: os documentos em língua portuguesa devidamente apostilados no Brasil são válidos desde logo em Portugal, mas não na França. Se a intenção é que ele produza efeitos em Portugal, ele está apto a tanto, mas se a intenção é garantir efeitos na França, claramente falta a tradução e ela será feita, nesse caso, a posteriori. E por quê? Porque amanhã o mesmo documento poderá estar apto a produzir efeitos em Portugal ou na Itália, mas nesse caso, com nova tradução, agora para o idioma italiano. Em conclusão: em princípio nada obsta que se apostilem documentos particulares redigidos em língua estrangeira, a menos que haja norma proibindo que este ou aquele documento seja redigido em língua estrangeira.
14) ANOREG-SP: Sendo prestado o serviço de apostilamento com relação à cópia autenticada de um contrato, cada cópia autenticada de cada folha do contrato deverá ser apostilada?
Gustavo Monaco: O problema é muito caro ao Direito Internacional privado: trata-se da questão da qualificação. O que se apostila? O documento público ou os sinais públicos. Assim, se estivermos diante de um contrato público ou de um contrato lavrado por notas no registro de títulos e documentos, o que se apostila é o documento público, que pode ocupar o espaço de mais de uma lauda. Nesse sentido, deve ser cobrado o montante equivalente a um ato de apostilamento, pois se trata de um único documento público. No entanto, se estivermos diante de um contrato particular, a apostila poderá recair sobre os atos de reconhecimento das firmas das partes contratantes e, eventualmente, também das testemunhas, ou poderá recair, ainda, sobre as autenticações das cópias de cada uma das laudas pelas quais o documento particular se estende. No primeiro caso parece-me que serão apostilados todos os atos de reconhecimento das firmas e, no segundo, apostilados todos os atos de autenticação lançados nas cópias.
15) ANOREG-SP: ?Nos casos de processos judiciais, como devem ser apostilados os documentos (por peças processuais, por páginas, ou pela integralidade dos volumes)?
Gustavo Monaco: A competência para o apostilamento de peças processuais, nos termos do art. 6º, I, da Resolução nº 228, de 22 de junho de 2016 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), recai sobre “as Corregedorias Gerais de Justiça e os Juízes Diretores do foro nas demais unidades judiciárias, comarcas ou subsecções” por se tratarem de documentos de interesse do Poder Judiciário sempre que se estiver a formar cartas rogatórias ou os documentos necessários para se tentar obter, no exterior, eventual homologação de uma sentença brasileira que deva lá ser executada. Parece-me que, aqui, valem as mesmas considerações expedidas no 14º artigo da série.
16) ANOREG-SP: Há vedação ao apostilamento de processos em que há segredo de justiça?
Gustavo Monaco: Não creio que haja vedação, a menos que se entenda que a situação se enquadre no art. 4º da Resolução nº 228, do CNJ. Eu, particularmente, não acho que seja o caso. Se houver necessidade de se expedir carta rogatória ou de se buscar homologação da sentença proferida em processo que transcorreu sob segredo de justiça, será absolutamente necessário apostilar tais documentos se, como é óbvio, o ato tiver de ser analisado pelo Judiciário de outro Estado contratante.
17) ANOREG-SP: Nos processos judiciais em que há documentos na via original e outros em cópias simples, podem ser apostilados os documentos em cópia simples?
Gustavo Monaco: Certamente, observada a necessidade da autenticação do documento, ainda que este tenha sido juntado aos autos como cópia simples. Nesse caso, parece-me que a autenticação e a subsequente aposição da apostila tem o condão de atestar que aquele documento compõe o processo judicial em trâmite ou que tramitou no Brasil e que foi ou será levado em consideração pelo magistrado para a formação de seu convencimento.
18) ANOREG-SP: Há limitação material para a prática dos atos de apostilamentos pelas serventias extrajudiciais? O apostilamento é restrito apenas a uma das naturezas de serventias extrajudiciais e àquelas localizadas nas Capitais dos Estados?
Gustavo Monaco: Parecem desarrazoadas quaisquer restrições para a prática do apostilamento que venham a ser estabelecidas por qualquer autoridade diversa do CNJ, até mesmo porque a intenção do legislador é tornar aquele ato formal e solene realizado antigamente perante autoridades consulares ou diplomáticas estrangeiras mais próximo do cidadão que dele necessita, ainda que resguardando-se as necessárias formalidade e solenidade. A interiorização é salutar e a difusão da prestação do serviço também o é, respeitando-se a divisão estabelecida no art. 6º da Resolução nº 228, do CNJ. Será, assim, arbitrária, qualquer limitação que exclua dessa ou daquela serventia a possibilidade de legalizar atos praticados por ela própria ou por serventia com a mesma competência. A eventual concentração do ato de apostilamento na esfera de competência do tabelião de notas ou de registro de títulos e documentos, por hipótese, será sempre arbitrária se tomada por entidade outra que não o CNJ, a quem compete credenciar as entidades habilitadas para apostilar. Há, todavia, que predominar o bom senso. Se a finalidade é atestar que o ato, a assinatura e a função são autênticas, não é cabível que o próprio servidor que expediu o documento público ou o sinal público no documento particular lance sucessivamente a apostila, pois a ideia é a de controle do ato para gerar segurança à autoridade estrangeira que lhe dará efetividade extraterritorial. Nada impede, no entanto, que tal apostilamento seja lançado pelo servidor hierarquicamente superior ao que reconheceu a firma, por exemplo, ainda que ambos atuem na mesma serventia.
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A Apostila certifica apenas a origem do documento público, e não o próprio documento. Em outras palavras, ela certifica a autenticidade da assinatura (reconhecimento de firma) da pessoa, da função ou do cargo exercido pelo signatário do documento e, quando cabível, a autenticidade do selo ou do carimbo nele aposto. A Apostila não certifica o conteúdo do documento, nem deve ser utilizada para reconhecimento dentro do país em que foi emitida.
A Convenção da Apostila não se aplica a documentos expedidos por agentes diplomáticos ou consulares.
Também estão excluídos documentos administrativos relacionados a operações mercantis ou alfandegárias, nos casos de documentos para os quais a legalização já não era necessária de acordo com as normas, acordos e entendimento em vigor. No caso de documentos comerciais que costumam ser legalizados, o apostilamento poderá ser feito, o que ensejará a facilitação dos fluxos comércio e investimentos. Deve-se ter em mente que o objetivo da Convenção da Apostila é sempre simplificar o processo de tramitação internacional de documentos, e não criar procedimentos burocráticos antes inexistentes. Tal entendimento coaduna-se com o costume internacional e com as orientações do Manual de Aplicação da Convenção da Apostila publicado pela Conferência da Haia de Direito Internacional Privado.
Por fim, a Apostila não se aplica a documentos a serem apresentados em países não signatários da Convenção da Haia. Nesses casos, o processo de legalização continuará a ser realizado pelo Ministério das Relações Exteriores, por seus escritórios regionais (no Brasil) e Embaixadas e Repartições Consulares (no exterior).